Elementos de Organización

DAVID ARCILA S.

ELEMENTOS DE ORGANIZACIÓN

ESTRUCTURACIÓN

La estructuración permite conocer la organización y jerarquización de las actividades, debe señalar los niveles de autoridad e igualmente destacar las responsabilidades correspondientes a cada unidad administrativa. Por esta razón un buen director debe conocer todas las unidades que conforman el plantel, la jerarquía y la relación funcional que existe entre ellos; tal como lo expresa Melinkoff (1990): ¨ Esta operación crea la armazón adecuada, es la que forma o reforma una unidad operativa, entendiéndose como tal una organización, independiente de sus fines, creando un conjunto de unidades que conforman la estructura organizativa; además canaliza de acuerdo con el objetivo, adecuando la organización con el tipo de trabajo que debe realizarse ¨.

Esta estructuración se expresa a través de los organigramas  los cuales constituyen una representación gráfica que proporciona una visión amplia de la organización en una forma sencilla y rápida.

Según Terry (1975) ¨ El organigrama indica aspectos importantes de una estructura de organización en forma de cuadro sintético, donde se incluye las principales funciones y sus relaciones, canales de supervisión y autoridad relativa ¨.

De igual forma, Melinkoff presenta varias clasificaciones de organigramas:

Según la forma de la estructura son: Los Analíticos (suministran información detallada de lo que se desea trasmitir, complementándose con información anexa y por escrito. Destinado al uso de Directores, expertos, etc.). Los Generales (facilitan una visión sucinta de la organización, limitándose a la unidad de mayor importancia). Los Suplementarios (se utilizan para mostrar una unidad específica de la estructura en forma detallada).  

Según la disposición geométrica son: Los verticales o clásicos (son los más frecuentes, representando una pirámide jerárquica desde arriba hacia abajo en una gradación jerárquica descendente). Los horizontales (son una modalidad de organigrama vertical, pero con una disposición en el espacio de izquierda a derecha).El escalar (representados por unos escalones o peldaños, mostrando los niveles jerárquicos en forma vertical. El circular o concéntrico (muestra los niveles jerárquicos mediante círculos en una disposición de centro hacia fuera y en orden de importancia).

SISTEMATIZACIÓN

Como operación básica del elemento organización y como complemento de la estructuración, la sistematización establece normas que permiten el funcionamiento de las actividades que conforman el quehacer educativo, haciéndolo más eficiente y evitando así la pérdida de tiempo y el uso inadecuado de recursos materiales, además de permitir el desempeño del personal adscrito a la institución.

Sistematizar es establecer normas que precisen las funciones, y así evitar la improvisación en la operacionalización de la gestión. Esta operación es el complemento del proceso de estructuración, ya que a través de ella se señala la forma como deben realizarse ese conjuntos de actividades y labores que se han precisado en la estructura; está organización sistematiza ese conjunto de actividades que toda organización realiza haciéndolas más eficientes y más productivas. (Melinkoff, 1990).

La Guía de Prácticas de Administración (1995) señala que: ¨ Sistematizar la organización de una institución (pública o privada), significa establecer las normas que permiten la regularidad en su funcionamiento, lo cual ha de traducirse en una actuación del personal, carente de improvisación ¨.

Existe una necesidad de establecer en toda institución pública o privada reglas, normas, procedimientos y funciones en cada una de las unidades orgánicas que conforman su estructura, para poder ejercer un mayor proceso de supervisión de las actividades ejecutadas y de los recursos humanos y materiales en el contexto de la organización, para sí poder coordinar racional y sistemáticamente los recursos y actividades a desarrollar.

INSTALACIÓN

En cualquier organización, la institución representa un proceso relevante para poder cumplir con sus funciones. ¨ Toda organización necesita una sede o asiento de sus operaciones o funciones ¨. (Melinkoff, 1990).

Se puede afirmar que la instalación es el proceso mediante el cual se dota de planta física, mobiliario y condiciones mínimas necesarias para poder llevar a cabo las diversas actividades dentro de cualquier tipo de organización y alcanzar a través de estos medios los fines, metas y objetivos que se ha trazado el complejo organizacional. En el caso particular, el proceso de instalación comienza con la construcción de instituciones escolares, debidamente dotadas, con el mobiliario correspondiente, áreas culturales y deportivas, recursos humanos y financieros suficientes para desarrollar el proceso de aprendizaje con calidad y excelencia.

La planta física debe constituir un sitio funcional y agradable, donde se realice el proceso de aprendizaje de manera satisfactoria para todos los que participan en el mismo, por consiguiente debe entre otros aspectos: Construirse en terreno firme, estar exento de ruidos exteriores molestos, ajustarse a normas de seguridad física, poseer talleres, salón de usos múltiples, servicios sanitarios y dependencias administrativas, disponer de un centro de recursos para el aprendizaje, estar dotado con mobiliarios suficientes y adecuados al trabajo individual y de grupos, disponer de terrenos suficiente para ampliar las instalaciones y desarrollar actividades extra cátedra cuando corresponda, reunir condiciones en cuanto a iluminación, ventilación, acústica y color de las paredes, garantizar el espacio vital al personal y al alumnado.

La sede o planta física representa el ambiente donde se desarrolla la mayoría de las actividades educativas, donde convergen los elementos físicos y materiales, para llevar acabo el proceso educativo, por ello, tanto la edificación como la dotación constituyen elementos significativos para las instituciones escolares.